De meeste mensen komen maar een paar keer in hun leven bij een notaris. Dat zijn vaak belangrijke momenten: een huis kopen, een testament opstellen, een erfenis verdelen. Het zijn beslissingen die invloed hebben op hun leven of dat van hun naasten. Juist daarom is het zo belangrijk dat een cliënt begrijpt wat er besproken wordt. Toch gebeurt het vaak dat mensen knikken, terwijl ze eigenlijk niet alles snappen. Ze durven het alleen niet te zeggen.
Als notaris heb je veel kennis in huis. Je weet hoe wetten werken, je kent de regels en de uitzonderingen. Die inhoud beheers je. Maar iemand die tegenover je zit, heeft dat allemaal niet. Die komt voor duidelijkheid. Niet voor een college rechten.
Meer uitleg, minder indruk
In gesprekken hoor je het soms: “Kunt u dat nog een keer uitleggen?” Of: “Ik begrijp het niet helemaal.” Dat is geen teken dat iemand niet oplet. Het is een signaal dat je als notaris te snel of te ingewikkeld spreekt. In veel beroepen wordt ingewikkelde taal gebruikt om deskundigheid te tonen. Maar bij een notaris werkt dat vaak averechts. Cliënten willen zich veilig voelen, geen twijfels overhouden.
Mensen onthouden niet alles wat je zegt, maar ze onthouden wél hoe ze zich bij jou voelden. Als iemand na afloop nog vol vragen zit of het gevoel heeft dat hij iets gemist heeft, is dat zonde. Dan doe je je werk misschien juridisch goed, maar communicatief laat je iets liggen.
Van zenden naar begrijpen
Een goed notarieel gesprek is geen eenrichtingsverkeer. Het is geen presentatie, maar een gesprek. Dat begint met luisteren: wat weet iemand al, wat wil hij precies, en welke woorden gebruikt hij zelf?
Als je merkt dat iemand moeite heeft met de uitleg, probeer dan andere woorden. Wees niet bang om het simpel te maken. Eenvoudige taal betekent niet dat je inhoud verliest. Integendeel: het toont aan dat je de materie écht beheerst.
Een voorbeeld. In plaats van te zeggen:
“De legitieme portie is het deel van de erfenis waar kinderen altijd recht op hebben, ongeacht het testament.”
Kun je ook zeggen:
“Ook als u een kind niets wilt nalaten, heeft dat kind toch nog recht op een deel. Dat staat in de wet.”
Beide zinnen zeggen hetzelfde. Maar de tweede is voor bijna iedereen begrijpelijk.
Vergeet het niet te controleren
Een simpele manier om te weten of je goed bezig bent, is door te checken. Niet aan het eind, maar tussendoor. Vraag: “Volgt u het nog?” of “Zal ik dit stukje anders uitleggen?” Zo nodig je mensen uit om vragen te stellen zonder zich dom te voelen. Het maakt het gesprek gelijkwaardiger.
Soms kun je ook herhalen wat iemand net gezegd heeft, in jouw woorden. Dan kun je controleren of je elkaar goed begrijpt. En het geeft cliënten vertrouwen dat jij echt luistert.
Handige gewoontes in het gesprek
Er zijn een paar manieren om moeilijke gesprekken toch soepel te laten verlopen:
- Begin met het benoemen van de bedoeling van het gesprek: wat gaan we doen, en waarom?
- Vertel niet te veel tegelijk. Werk in stappen.
- Gebruik voorbeelden die herkenbaar zijn. Bijvoorbeeld uit het dagelijks leven.
- Kijk naar lichaamstaal. Ziet iemand er verward uit? Pauzeer en vraag door.
- Sluit af met de vraag: “Zijn er dingen die u nog niet helemaal duidelijk vindt?”
Deze gewoontes kosten weinig extra tijd, maar maken het gesprek veel prettiger.
Taal zegt iets over houding
Heldere taal is niet alleen een communicatiemiddel. Het zegt ook iets over je houding als notaris. Je laat zien dat je je cliënt serieus neemt, dat je niet boven iemand gaat staan. Mensen voelen dat meteen. Ze merken of je bereid bent om echt samen te werken, of dat je vooral zelf aan het woord wilt zijn.
Juist omdat je werkt op sleutelmomenten in iemands leven, is het belangrijk dat iemand zich op zijn gemak voelt. Niet omdat je alles moet versimpelen, maar omdat je duidelijk wilt zijn. Je kunt als notaris nog zo deskundig zijn – als je uitleg niemand bereikt, blijft je kennis in de kast liggen.
Een goed gesprek begint niet bij spreken, maar bij afstemmen. Als je dat lukt, heb je niet alleen een geslaagde afspraak, maar ook een cliënt die met vertrouwen de deur uitloopt. En dat is misschien wel het belangrijkste resultaat van je werk.